原创 Cassie, Yolanda

近年来，数字化转型正成为大势所趋，电子发票正在逐步进入全行业。但由于电子发票不依托于纸质介质，这就对需要审核业务数据的财务人员在获取和存储上有了更高的要求。

01 什么是“数电发票”？

数电发票，全称为全面数字化的电子发票。是一种无须申请领用、发票验旧及申请增版增量，将多个票种集成归并为一的票种。数电票是实行全国统一赋码、自动流转交付，与纸质发票具有同等法律效力的全新发票。

02 数电发票有哪些创新

数电发票作为一种新发票，与传统电子发票有很大的不同。 许多人认为数电发票相当于以前的增值税电子普通/专用发票，但实际上，数电发票是一种全新增加的票种。主要区别如下：

1、不再有发票代码，只有20位数字构成的数电号码作为发票号码。发票号码就具有唯一性了，和身份证号一样；

2、购货方信息栏，变得更简洁了，只有名称和税号，不再填写银行账号和地址；

3、备注栏变大了，对一些开票时需要备注PO单号、物料号、送货单号、汇率等信息的企业是一个很大的利好；

4、发票不再使用清单开具的方式，发票票面明细行不再受限于8行明细行，对于那些需要严格按照客户的采购商品细目开票的企业会非常方便，也非常有利于企业精细化的管理；

5、无需使用税控专用设备，无需办理发票票种核定，无需领用数电发票，使用电子发票服务平台即可开票；

6、数电发票的开具是开票员绑定，每次开票前均需要开票员完成人脸识别认证；

7、无需再进行每月上报汇总或清卡操作。

03 企业如何切换数电发票

开票资格

目前数电发票开票方式已在24个省市开始，包括：广州、上海、内蒙古、四川、厦门、青岛、陕西、重庆、天津、大连、吉林、河南、云南、宁波、福建、深圳、山西、辽宁、江苏、浙江、江西、海南、甘肃、广西。 在试点省市的企业想要切换数电发票，可以通过三种途径：

1）自动获得，新设企业一般都可以自动获得开具数电发票资格；

2）税务机关通知，目前各税务机关也在陆续开展数电发票切换工作，会分期分批次通知现存企业开始切换使用数电发票。先后顺序由主管税务机关决定。

3）主动申请，如果需要尽快使用数电发票，也可以联系主管税务机关，主动申请进入最近一批的切换名单。

准备工作

一旦进入切换数电发票流程，各地准备工作可能略有不同，大致流程如下： 1）电子税务局设置发票开票员； 2）若在征期内，完成当月抄报税工作； 3）原有税控设备清卡； 4）停止开具纸质发票，清理结存空白发票，并验旧； 5）携带原有税控设备去税务机关办理缴销。

04

数电发票下的财务风险和控制

数电发票是财务电子化时代的必然结果，为企业带来了便捷方便的同时，企业的财务人员也同样需要关注一些财务风险。

开票方

1） 面对税务机关的精细化管理，开票更需仔细 随着“以数控税”的推广执行，背后依托的是大数据与云计算信息技术，开票数据作为基础数据，重要性不言而喻。企业开具发票时，项目名称，单价、数量的选择和填写需要更加准确和真实地反应业务实质。

2） 数电发票动态授信额度对经营业务的制约 税务机关会依据企业的风险程度、纳税信用级别、实际经营情况等因素确定试点企业初始开具金额总额度。之后税务机关也会根据上述因素动态调整额度。所以企业在日常经营活动中需要特别关注欠税、小税种未申报项目、法定代表人关联公司纳税信用风险等情况，避免被税务机关调整减少开票总额度。

受票方

1） 数电发票的验伪和自查 纸质发票具有唯一性，而电子发票可以随意复制和修改，所以就会存在重复报销、伪造的风险。单位和个人可以通过国家增值税发票查验平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)、手机APP、短信、微信公众号、人工等方式进行查验。

在提交报销时，员工也可以在小程序《电子发票查重工具》直接识别发票信息提交。

2） 数电发票的存储和归档 根据财政部、国家档案局印发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号），单位收到的凭证确属电子会计凭证的，无论是否收到电子会计凭证的纸质打印件，均应当主动向开票单位索取其会计凭证的电子格式。 在进行会计处理时，使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。这里的电子会计凭证原件指的就是电子发票的源文件及其元数据。 因此，电子发票的打印版及其电子的元数据需要同时交付财务人员。 拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档。

数电发票提供三种可下载的文件格式，分别为：PDF、OFD、XML。 实务中，PDF文件是我们最常收到的格式。事实上，PDF是给纳税人员的预览，纳税人可以打印PDF文件，以纸质打印件作为报销入账的凭证，但是PDF并不是源文件！并且，PDF不支持对发票监制章和电子签名有效性的查验。 OFD文件，其样式跟PDF没有区别，而两者最大的区别在于，OFD能在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名。 XML文件，不同于PDF和OFD，形式上是一串代码，是记录发票的全部元数据。 因此，我们建议企业同时选择OFD和XML作为电子发票的保存格式。OFD用于查找检阅，XML作为电子发票元数据归档保存，保存时效同纸质凭证。 财务人员根据纸质载体会计凭证卷（册）情况，应在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。拷贝电子发票至相应文件夹，建立电子发票台账，便于应对未来的稽查及审计。

参考文献

1.《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)

2.《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）

3.《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会【2020】 6号）